В каждой компании осуществляется документооборот, поскольку все время идет хозяйственная деятельность, и документы несут информацию об этом для отражения в учетной системе. И поэтому все компании стремятся управлять своим документооборотом. Но не все обращают внимание на то, что документы «движутся» не сами по себе – они возникают и двигаются вследствие действий персонала, которые происходят в порядке, заданном бизнес-процессами. Т.е. документы – это информационный поток этих процессов, и потому управление ими – это управление процессами, т.е. потоком работ. И автоматизация этого потока работ осуществляется по методологии Workflow.
Как разработать такую систему управления потоком работ и связанных с ними документов? Как связать документы процесса с учетной системой? Как осуществлять автоматизированный контроль за выполнением работ каждым сотрудником? Как учесть выполнение персоналом показателей и нормативов? Как добиться того, чтобы выполнение процесса вело компанию к достижению поставленной цели? Как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот одновременно?
Для решения этой задачи эксперты «ИНТАЛЕВ» используют уникальную методологию БОР (бюджетирование, ориентированное на результат), которая обеспечивает разработку «целевой воронки» - Target funnel, или воронки управления результатом, через которую осуществляется управление деятельностью, т.е. процессами, направленными на достижение целей.
«В результате бизнес-процесс стал прозрачен, а время на согласование договора сократилось в 2 раза», комментирует генеральный директор группы компаний «ДРУЖБА» Игорь Палочкин.
- Прозрачность.
- Сокращение сроков выполнения работ.
- Снижение трудозатрат.
- Предсказуемость результата.
- Оперативные и достоверные аргументы для принятия решений.
Вот перечень эффектов, которые получает компания при внедрении электронного документооборота с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент».
Посмотрите, как «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет автоматизировать и решить важные задачи по управлению документооборотом и процессами (enterprise content management & business process & workflow management) в вашей организации. Благодаря реализации в продукте не только узкой функциональной задачи, вы сможете автоматизировать и все смежные управленческие задачи и получать комплексную, оперативную и достоверную отчетность. Отпадает необходимость тратить время и деньги на внедрение, стыковку и поддержку разнообразных систем.
- Электронный документооборот
- Интеграция документооборота с финансами
- Стандартизация и оптимизация процессов





Электронный документооборот
Чтобы иметь полный порядок с документами, минимизировать риски потери документов при работе и проверках, и сократить трудозатраты, все организации внедряют электронный документооборот. Происходит автоматизация исполнения описанных бизнес-процессов. Настраивается электронный архив для хранения в удобном виде текстовых версий и скан-копий документов в рамках бизнес-процессов.
В электронном архиве документ не утеряется, и при разграничении доступа не попадет к нежелательным читателям. Обычно начинают с автоматизации работы с входящими и исходящими письмами, протоколами и служебными записками. Следующим этапом часто бывает автоматизация претензионной работы: претензии, иски, рекламации и заявки. Формируется отчетность по работе с документами, выполнению документов и поручений.
Жизненный цикл работы с документами
Помимо централизованного хранения документов обеспечивается весь цикл работы с документами. Важно, что на основании введенных формализованных данных в тех же документах можно настроить выполнение бизнес-процессов. Например, бизнес-процесс контроля выполнения договора на основании его условий и спецификации стартует автоматически после заключения договора. А в случае регистрации входящего письма идет поручение по его выполнению ответственным лицам, с контролем и эскалацией ответственных в случае невыполнения. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет настроить нужный вам порядок обработки документов, а главное – нужный порядок выполнения работ в организации.
Процессный подход к документообороту
Преимуществом реализации документооборота в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» является подход не от документа, а от процесса. Конечно, и документ может быть помещен в центр управления в системе. Но документы возникают не сами по себе, а как факт фиксации наступления того или иного события внутри бизнес-процесса. Поэтому правильно наладить управление процессами в компании, связав их с документооборотом. В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно автоматизировать движение поручений и информации в компании. После описания кто, когда и что должен сделать и кому передать – программа сама начинает по этой логике ставить задачи и контролировать выполнение. В таком случае может быть налажен контроль любых важных действий, причем необязательно сопровождаемых формированием привычных документов.
Электронный архив для территориально распределенных компаний
В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» поддерживается создание единого хранилища документов, или в виде распределенного архива для компаний с филиальной сетью. А благодаря WEB-интерфейсу ввод возможен из любого места: например, сотрудники могут читать и редактировать документы, находясь в командировках, а творческие работники – из дома или иного места.
Электронная цифровая подпись
Поддержка электронной цифровой подписи (реализуется благодаря интеграции с внешними средствами криптографической защиты информации, СКЗИ) позволяет организовать надежный и юридически значимый документооборот.
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет автоматизировать полный цикл управления документами в организации, и все основные бизнес-процессы планирования, учета, контроля и анализа.



Интеграция документооборота с финансами
Движение денежных средств происходит не само по себе, а в результате заключения каких-то сделок, параметры которых фиксируются в договорах.
Заключенные договоры влияют на бюджеты
В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» есть модуль электронного документооборота, позволяющий организациям сохранять весь архив договорной работы. И это будут не просто версии файлов и отсканированные копии. Для каждого договора можно указать финансовую аналитику – принадлежность к ЦФО, лимит расхода на период, график погашения и пр. В этом случае заключение договора автоматически будет формировать проводки в бюджетах организации. Например, заключение договора аренды позволит автоматически спланировать расходы на аренду. Можно назвать это «финансовым документооборотом».
Хозяйственный и финансовый контроль в разрезе договоров
С другой стороны, после того как договор заключен и помещен в электронный архив, он сам может являться важной управленческой аналитикой. В разрезе договоров можно контролировать выплаты контрагентам, контролировать задолженность, управлять начислениями. Из управленческой отчетности можно получить не только № и реквизиты договора, но и открыть саму копию договора. Это особенно удобно для крупных компаний, когда из заявки или бюджета контролер, находящийся вдалеке от первичной операции, может увидеть не просто безликую сумму, а сразу открыть размещенный в электронном архиве договор или акт выполненных работ.
«ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» объединяет в себе функциональные возможности систем для управления документами (Enterprise Content Management) с системами управленческого учета и бюджетирования (Business Performance Management).





Стандартизация и оптимизация процессов
Автоматизация рутинных процедур
Сократить сроки выполнения задач можно, переложив рутинные операции с человека на компьютер. С другой стороны, проведя анализ бизнес-процессов, можно увидеть, как много задач в процессе выполняется последовательно. И если поставить их параллельно, то будет достигнуто большое ускорение.
Минимизация человеческого фактора
Другой проблемой является человеческий фактор. Человеческий фактор – это неуверенность руководителя, что задача будет выполнена в срок и с надлежащим качеством. Как исключить его? Компьютер хорош тем, что четко и надежно выполняет заданную ему программу. Поэтому надо по возможности переложить выполнение рутинных операций с человека на машину. Сегодня очень многие задачи, которые выполняют сотрудники, работающие в офисах, могут выполняться автоматическими системами, которые наделены высоким интеллектом.
С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» организации сами могут настроить нужную логику выполнения процессов в компании и запускать их. В итоге программа сама может за человека выполнять нужные действия, считать и обрабатывать данные, передавать их следующему исполнителю. Человеку остается более творческая работа, которую нельзя возложить на современные компьютеры.
Стандартизация бизнес-процессов
Как обеспечить высокую эффективность работы компании вне зависимости от территориального расположения, корпоративной культуры и прочих факторов? Поставленную задачу призваны решить регламенты и положения, закрепляющие стандарты работы фирмы или холдинга.
На основе этих документов в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» автоматизируются процессы работы фирмы. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» поддерживает любой уровень детализации бизнес-процессов: от работы холдинга в целом до действия конкретного сотрудника. Для каждого из бизнес-процессов устанавливаются критерии эффективности. Работая в автоматизированных бизнес-процессах, сотрудники выполняют общекорпоративные стандарты на 100 %, так как работать иначе они просто не смогут.
Удобно, что эти процессы живут не отдельной жизнью, а интегрированы в учетную и финансовую системы, предлагая единую среду автоматизации.
Оптимизация: исключить, упростить, объединить, автоматизировать
Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, нужно понять, как он выполняется сейчас и что в нём нужно изменить. С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» описывается правильная логика выполнения процесса. Автоматизируя процессы, логично сразу исключить дублирование функций, упростить выполнение сложных операций, и автоматизировать рутинные действия.
Например, значительную оптимизацию процессов даёт распараллеливание выполнения задач вместо прежнего порядка, когда задачи выполнялись преимущественно последовательно. Это позволяет сократить сроки рассмотрения и согласования документов: договоров, заявок и пр.
Удобно сразу из программы получить список должностных инструкций. Это будет не абстрактный перечень пожеланий на бумаге, а список конкретных действий в системе, которые должен выполнять тот или иной сотрудник.
Оптимизация бизнес-процессов на деле
В современном конкурентном мире, в условиях мгновенного информационного обмена и глобализации рынков гибкость является основным фактором, определяющим успех компании. Имея вместо бумажных корпоративных стандартов автоматизированные бизнес-процессы в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», компания сможет меняться на порядок быстрее. Достаточно внести изменения в настройки системы и уже на следующий день все дочерние компании начнут работать по новому стандарту!
Кроме этого «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» содержит в себе внутренние механизмы оптимизации процессов. Статистика исполнения бизнес-процессов накапливается в базе данных в различных разрезах. Удобные средства анализа позволяет оценить эффективность отдельных действий, сотрудников, подразделений или целых процессов по временным, качественным, количественным и стоимостным показателям. Статистические отчеты дают возможность выявить «узкие места» того или иного процесса, и могут являться основанием для проведения оптимизации.
Автоматизация контроля
Зачастую оптимизация процесса состоит в том, чтобы повысить качество выходного из процесса продукта. Например, по концепции «6 сигм» даётся определенная статистическая погрешность на получение некачественного результата. Для многих офисных задач всегда возникает вопрос – как проверить, что функция выполнена и результат получен? Для ключевых функций указывается последующая задача, выполняемая другим исполнителем (контролером), который может проверять выполнение предыдущей задачи и отмечать результат проверки. Таких точек контроля в каждом процессе можно установить сколько угодно, исходя из бизнес-задач. Ряд контрольных задач можно полностью автоматизировать, чтобы система сама проверяла корректность и актуальность введенных данных.
Автоматизация для системы менеджмента качества
Если в компании используется система менеджмента качества ISO 9000, то для неё можно не просто подготовить все описания и процессы, но и собрать статистику реального выполнения процессов для задач внутреннего или внешнего аудита системы менеджмента качества (СМК).
Минимизация зависимости от отдельных личностей
Описание и автоматизация бизнес-процессов существенно помогают решить вопросы преемственности знаний и отсутствия зависимости от отдельных сотрудников. Важно, что с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно не просто обучить новый персонал, но и сделать саму систему незаменимым и очень полезным «сотрудником», который автоматизирует многие задачи управления.
Удобно, что система управления обращениями является частью общей системы выполнения задач и процессов в компании, и тесно интегрирована с модулями финансов, CRM и другими, реализуемыми в той же системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент».
ИСТОРИЯ УСПЕХА
Финансовая Корпорация "Открытие"
Марина Иммоева, Финансовый директор.
«Мы достигли существенных результатов: оперативности и создания красивой и понятной отчетности ... »
Прайс-лист
на продукты и услуги

Мероприятия
Fatal error: require_once(): Failed opening required '/home/intalevua/data/www/config.php' (include_path='.:/usr/local/lib/php/') in /usr/www/users/intalo/ua.intalev.ua/bitrix/templates/km7/includes/meropr.php on line 2