Электронный документооборот

Чтобы иметь полный порядок с документами, минимизировать риски потери документов при работе и проверках, и сократить трудозатраты, все организации внедряют электронный документооборот. Происходит автоматизация исполнения описанных бизнес-процессов. Настраивается электронный архив для хранения в удобном виде текстовых версий и скан-копий документов в рамках бизнес-процессов.

В электронном архиве документ не утеряется, и при разграничении доступа не попадет к нежелательным читателям. Обычно начинают с автоматизации работы с входящими и исходящими письмами, протоколами и служебными записками. Следующим этапом часто бывает автоматизация претензионной работы: претензии, иски, рекламации и заявки. Формируется отчетность по работе с документами, выполнению документов и поручений.

Жизненный цикл работы с документами

Помимо централизованного хранения документов обеспечивается весь цикл работы с документами. Важно, что на основании введенных формализованных данных в тех же документах можно настроить выполнение бизнес-процессов. Например, бизнес-процесс контроля выполнения договора на основании его условий и спецификации стартует автоматически после заключения договора. А в случае регистрации входящего письма идет поручение по его выполнению ответственным лицам, с контролем и эскалацией ответственных в случае невыполнения. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет настроить нужный вам порядок обработки документов, а главное – нужный порядок выполнения работ в организации.

Процессный подход к документообороту

Преимуществом реализации документооборота в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» является подход не от документа, а от процесса. Конечно, и документ может быть помещен в центр управления в системе. Но документы возникают не сами по себе, а как факт фиксации наступления того или иного события внутри бизнес-процесса. Поэтому правильно наладить управление процессами в компании, связав их с документооборотом. В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно автоматизировать движение поручений и информации в компании. После описания кто, когда и что должен сделать и кому передать – программа сама начинает по этой логике ставить задачи и контролировать выполнение. В таком случае может быть налажен контроль любых важных действий, причем необязательно сопровождаемых формированием привычных документов.

Электронный архив для территориально распределенных компаний

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» поддерживается создание единого хранилища документов, или в виде распределенного архива для компаний с филиальной сетью. А благодаря WEB-интерфейсу ввод возможен из любого места: например, сотрудники могут читать и редактировать документы, находясь в командировках, а творческие работники – из дома или иного места.

Электронная цифровая подпись

Поддержка электронной цифровой подписи (реализуется благодаря интеграции с внешними средствами криптографической защиты информации, СКЗИ) позволяет организовать надежный и юридически значимый документооборот.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет автоматизировать полный цикл управления документами в организации, и все основные бизнес-процессы планирования, учета, контроля и анализа.

Интеграция документооборота с финансами

Движение денежных средств происходит не само по себе, а в результате заключения каких-то сделок, параметры которых фиксируются в договорах.

Заключенные договоры влияют на бюджеты

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» есть модуль электронного документооборота, позволяющий организациям сохранять весь архив договорной работы. И это будут не просто версии файлов и отсканированные копии. Для каждого договора можно указать финансовую аналитику – принадлежность к ЦФО, лимит расхода на период, график погашения и пр. В этом случае заключение договора автоматически будет формировать проводки в бюджетах организации. Например, заключение договора аренды позволит автоматически спланировать расходы на аренду. Можно назвать это «финансовым документооборотом».

Хозяйственный и финансовый контроль в разрезе договоров

С другой стороны, после того как договор заключен и помещен в электронный архив, он сам может являться важной управленческой аналитикой. В разрезе договоров можно контролировать выплаты контрагентам, контролировать задолженность, управлять начислениями. Из управленческой отчетности можно получить не только № и реквизиты договора, но и открыть саму копию договора. Это особенно удобно для крупных компаний, когда из заявки или бюджета контролер, находящийся вдалеке от первичной операции, может увидеть не просто безликую сумму, а сразу открыть размещенный в электронном архиве договор или акт выполненных работ.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» объединяет в себе функциональные возможности систем для управления документами (Enterprise Content Management) с системами управленческого учета и бюджетирования (Business Performance Management).

Стандартизация и оптимизация процессов

Автоматизация рутинных процедур

Сократить сроки выполнения задач можно, переложив рутинные операции с человека на компьютер. С другой стороны, проведя анализ бизнес-процессов, можно увидеть, как много задач в процессе выполняется последовательно. И если поставить их параллельно, то будет достигнуто большое ускорение.

Минимизация человеческого фактора

Другой проблемой является человеческий фактор. Человеческий фактор – это неуверенность руководителя, что задача будет выполнена в срок и с надлежащим качеством. Как исключить его? Компьютер хорош тем, что четко и надежно выполняет заданную ему программу. Поэтому надо по возможности переложить выполнение рутинных операций с человека на машину. Сегодня очень многие задачи, которые выполняют сотрудники, работающие в офисах, могут выполняться автоматическими системами, которые наделены высоким интеллектом.

С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» организации сами могут настроить нужную логику выполнения процессов в компании и запускать их. В итоге программа сама может за человека выполнять нужные действия, считать и обрабатывать данные, передавать их следующему исполнителю. Человеку остается более творческая работа, которую нельзя возложить на современные компьютеры.

Стандартизация бизнес-процессов

Как обеспечить  высокую эффективность работы компании вне зависимости от территориального расположения, корпоративной культуры и прочих факторов?  Поставленную задачу призваны решить регламенты и положения, закрепляющие стандарты работы фирмы или холдинга. 

На основе этих документов в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» автоматизируются процессы работы фирмы. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» поддерживает любой уровень детализации бизнес-процессов: от работы холдинга в целом  до действия конкретного сотрудника. Для каждого из бизнес-процессов устанавливаются критерии эффективности. Работая в автоматизированных бизнес-процессах, сотрудники выполняют общекорпоративные стандарты на 100 %, так как работать иначе они просто не смогут. 

Удобно, что эти процессы живут не отдельной жизнью, а интегрированы в учетную и финансовую системы, предлагая единую среду автоматизации.

Оптимизация: исключить, упростить, объединить, автоматизировать

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, нужно понять, как он выполняется сейчас и что в нём нужно изменить. С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» описывается правильная логика выполнения процесса. Автоматизируя процессы, логично сразу исключить дублирование функций, упростить выполнение сложных операций, и автоматизировать рутинные действия.

Например, значительную оптимизацию процессов даёт распараллеливание выполнения задач вместо прежнего порядка, когда задачи выполнялись преимущественно последовательно. Это позволяет сократить сроки рассмотрения и согласования документов: договоров, заявок и пр.

Удобно сразу из программы получить список должностных инструкций. Это будет не абстрактный перечень пожеланий на бумаге, а список конкретных действий в системе, которые должен выполнять тот или иной сотрудник.

Оптимизация бизнес-процессов на деле

В современном конкурентном мире, в  условиях мгновенного информационного обмена и глобализации рынков гибкость является основным фактором, определяющим успех компании. Имея вместо бумажных корпоративных стандартов автоматизированные бизнес-процессы в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», компания сможет меняться на порядок быстрее. Достаточно внести изменения в настройки системы и уже на следующий день все дочерние компании начнут работать по новому стандарту! 

Кроме этого «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» содержит в себе внутренние механизмы оптимизации процессов. Статистика исполнения бизнес-процессов накапливается в базе данных в различных разрезах. Удобные средства анализа позволяет оценить эффективность отдельных действий, сотрудников, подразделений или целых процессов по временным, качественным, количественным и стоимостным показателям. Статистические отчеты дают возможность выявить «узкие места» того или иного процесса, и могут являться основанием для проведения оптимизации.

Автоматизация контроля

Зачастую оптимизация процесса состоит в том, чтобы повысить качество выходного из процесса продукта. Например, по концепции «6 сигм» даётся определенная статистическая погрешность на получение некачественного результата. Для многих офисных задач всегда возникает вопрос – как проверить, что функция выполнена и результат получен? Для ключевых функций указывается последующая задача, выполняемая другим исполнителем (контролером), который может проверять выполнение предыдущей задачи и отмечать результат проверки. Таких точек контроля в каждом процессе можно установить сколько угодно, исходя из бизнес-задач. Ряд контрольных задач можно полностью автоматизировать, чтобы система сама проверяла корректность и актуальность введенных данных.

Автоматизация для системы менеджмента качества

Если в компании используется система менеджмента качества ISO 9000, то для неё можно не просто подготовить все описания и процессы, но и собрать статистику реального выполнения процессов для задач внутреннего или внешнего аудита системы менеджмента качества (СМК).

Минимизация зависимости от отдельных личностей

Описание и автоматизация бизнес-процессов существенно помогают решить вопросы преемственности знаний и отсутствия зависимости от отдельных сотрудников. Важно, что с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно не просто обучить новый персонал, но и сделать саму систему незаменимым и очень полезным «сотрудником», который автоматизирует многие задачи управления.

Удобно, что система управления обращениями является частью общей системы выполнения задач и процессов в компании, и тесно интегрирована с модулями финансов, CRM и другими, реализуемыми в той же системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент».